Introductie Binnen een (productie)bedrijf zijn veel informatiestromen. Denk bijvoorbeeld aan klantgegevens, leveranciers, producten, orders, facturen en voorraden. Door een solide systeem toe te passen om deze informatiestromen overzichtelijk en snel toegankelijk te houden kunt u gebruik maken van een ERP systeem.

TSP heeft voor een aantal klanten zo'n informatiesysteem ontwikkeld. De belangrijkste eigenschappen van zo'n systeem zijn:

• Overzicht: Snel vinden wat je nodig hebt
• Gebruiksvriendelijkheid: Logische schermopbouw en weergave van gegevens
• Foutreductie: Door een eenduidige werkwijze wordt de kans op fouten geminimaliseerd
• Besparing: Omdat alle informatie centraal toegankelijk is wordt de capaciteit vergroot
• Automatisch: Wanneer gegevens eenmaal ingevoerd zijn kunnen deze in het gehele systeem worden hergebruikt

Overzicht van modules

De volgende modules zijn toe te passen in een ERP systeem van TSP:

• Gebruikersbeheer en authorisaties
• Klant/relatie beheer
• Productbeheer (Grondstof, halffabrikaten, subassembly's en verkoopproducten
• Orderbeheer
• Productie planning
• Expeditie/transport
• Facturatie
• Reparatie-, service- en retouropdrachten
• Vertegenwoordigers informatiesysteem
• Rapportage en management informatie
• Internetpagina voor order invoer door klanten
• Koppeling met boekhoudpakket

Druk op een van deze onderwerpen om er direct naartoe te navigeren of lees rustig verder.

Gebruikersbeheer

Binnen het systeem worden gebruikers aangemaakt welke mogen inloggen op het ERP systeem. Dit is enerzijds om anonieme toegang te voorkomen en anderzijds om autorisaties in te kunnen stellen zodat per medewerker ingesteld kan worden wat deze wel en niet mag zien en doen in het systeem.

Relatiebeheer (CRM)

Relatiebeheer is een essentieël onderdeel van uw onderneming. Hierin staan uw klanten, uw afspraken, de klanttevredenheid, contactegevens en andere zaken die van belang zijn voor uw bedrijfsvoering.

Door de heldere en herkenbare indeling zijn uw medewerkers snel gewend aan de interface en werkwijze. Op de klantenkaart vind u overzichtelijk de gegevens van de klant waarbij dit per onderwerp gegroepeerd is.

Productbeheer

Productbeheer bestaat uit een aantal elementen. De belangrijkste hierin is het verkoopproduct. Hierin wordt gedefinieërd wat de eigenschappen zijn van het product zoals bijvoorbeeld een maximale maat of welke standaard kleuren het product in geleverd kan worden. Daarnaast kan de samenstelling worden bepaald, zoals welke grondstoffen benodigd zijn voor het produceren van een eindproduct.

Door een samenstelling toe te kennen aan het product kan er een stukslijst worden gegegenereerd waarmee de individuele onderdelen van het eindproduct kunnen worden gepickt en vervolgens geassembleerd.

Een dergelijke stukslijst is een "recept" van het eindproduct. Wanneer er specifieke eigenschappen zijn aan het te produceren product kan er ook een productiebon worden gegenereerd.

Op de productiebon staat een unieke barcode waarmee dit specifieke artikel getraceerd en gevolgd kan worden. Door het scannen van de barcode word een bepaalde actie uitgevoerd, zoals het printen van een verzendetiket of het verhogen van een orderregelstatus naar "In expeditie".

Orderbeheer

Zonder orders geen inkomsten dus het orderbeheer is een essentieël onderdeel van het ERP systeem. In het orderbeheer bevind zich alle logica die nodig is om een order in te plannen, te produceren of in te kopen, en uit te leveren aan de klant.

De orders worden per leverweek weergegeven zodat er een goed overzicht is van de orders per week.

Een voorbeeld van het invoeren van een order:

Artikelen toevoegen aan de order:

Aangezien de eigenschappen van het verkoopproduct enorm uiteen kunnen liggen zal de indeling van dit scherm ook per bedrijf verschillen. In bovenstaande voorbeelden zijn schermfoto's gemaakt van bedrijven die Horren en Raamdecoratie maken. Wanneer u pallets fabriceerd zal de indeling van deze schermen volledig op uw wensen en eisen zijn ingericht.

Productieplanning

Afhankelijk van uw werkwijze en toeleveranciers kan er in het ERP een planning worden gemaakt van de orders die in het systeem ingebracht zijn. Deze planning kan aan een aantal verschillende condities voldoen, zoals:

• Volgorde van produceren op product-specifieke eigenschappen (eerst alle X profielen, dan alle Y profielen, etc.)
• Volgorde op maatvoering (eerst alle producten tot 1000mm breed, dan 1500mm etc., ivm bijvoorbeeld een inpakmachine
• Volgorde op kleuren, of een combinatie van grondstof en kleur (rode X profielen, dan grijze X profielen, etc.)

Expeditie/transport

Wanneer goederen gereed zijn voor uitlevering worden ze door het ERP systeem klaargezet in expeditie. Binnen de expeditiemodule zijn er diverse mogelijkheden voor uitleveren. Enkele voorbeelden zijn:

• Uitlevering via transporteur
• Eigen dienst
• Meenemen door vertegenwoordiger
• Afhalen
• Internationale zending
• Etc.

Voor zendingen via een distributeur en internationale zendingen zijn speciale etiketten met daarop barcodes welke door het DC aangemeld en gescand kunnen worden. Het DC weet dus van te voren welke goederen er gehaald moeten worden en stemt het aantal vrachtauto's hier automatisch op af. Er is dus sprake van een koppeling tussen de distributeur en de fabrikant.

Doordat deze koppeling in twee richtingen is worden afleveringen, weigeringen en retouren ook geregistreerd en teruggekoppeld. Via het ERP systeem is daardoor te traceren waar een zending is en wie de goederen heeft aangenomen.

Om voor bijvoorbeeld een eigen dienst een planning te kunnen maken is er de mogelijkheid om een routelijst te genereren welke gebruikt kan worden om een optimale rijroute te bepalen voor de chauffeurs.

Rapportage en management informatie

Naar wens van de klant worden maatwerk rapportagemodules aangeleverd, aangezien de meeste rapporten product en klant specifiek zijn. Naast deze maatwerk rapporten zijn er een aantal gangbare rapporten zoals:

• Rapporten debiteuren omzetten per periode
• Rapporten debiteuren aantallen per productgroep per periode
• Rapporten debiteuren omzetten per productgroep per periode
• Rapporten per vertegenwoordiger, per product(groep) per periode
• Rapporten per branche per productgroep per periode
• Rapport onder handen werk
• Klantenlijsten
• Prijslijsten
• etc.

Internetpagina voor order invoer door klanten

Alles wat de klanten zelf kunnen opzoeken of regelen resulteert in een verlichting van de werkdruk van uw binnendienst. Daarnaast kan, wanneer klanten zelf de orders inbrengen, ook de verantwoordelijkheid worden verlegd van invoerfouten door de binnendienst. Een voorbeeld van de internet interface voor order invoer:

Alle gegevens op deze beveiligde pagina worden direct weggeschreven in het ERP systeem waardoor orders onmiddelijk binnenkomen na akkoord van de klant.

Klanten kunnen ook inzien wat hun orderhistorie is, welke orders nog in behandeling zijn en kunnen ook orders terugvinden op bijvoorbeeld hun eigen referentie.

Naast de order invoer kunnen ook service, reparatie of andere serviceopdrachten aangemaakt worden:

Ook hierbij weer een intuïtieve weergave waar uw klanten gemakkelijk mee overweg kunnen.

Koppeling met boekhoudingpakket

De debiteuren, crediteuren en financieële subadministraties kunnen worden gesynchroniseerd naar een boekhoudpakket. Door deze synchronisatie wordt de verdere administratie afgehandeld in uw financieële pakket, wat hierin is gespecialiseerd. Deze synchronisatie gaat volledig geautomatiseerd dus u heeft daar geen omkijken naar.

Meer informatie

Met deze pagina denken wij een redelijk beeld van de mogelijkheden van het ERP Systeem van TSP te hebben gegeven. Natuurlijk is dit vooral een operationele beschrijving en zitten er nog veel meer technische haken en ogen aan. Als u mogelijkheden ziet voor het toepassen van een dergelijk ERP systeem in uw onderneming dan kunnen wij altijd langs komen om het pakket in detail door te nemen en samen uw proces onder de loep nemen om te kijken waar de winst zou kunnen liggen als het ERP systeem bij u in gebruik zou worden genomen.

Voor meer informatie kunt u mailen naar info@tsp-computerdiensten.nl of telefonisch contact opnemen met Christiaan ten Klooster op 06-510 688 24

Terug naar automatisering